Bàn giao chứng từ kế toán: cần chuẩn bị những gì?

Bàn giao chứng từ kế toán không chỉ là gửi hóa đơn cho người làm sổ sách. Doanh nghiệp cần cung cấp tài liệu phản ánh giao dịch, thống nhất kỳ bàn giao và ghi rõ phần còn thiếu để việc đối chiếu không bị đứt quãng.

Danh mục dưới đây giúp anh/chị chuẩn bị khi làm việc với đơn vị kế toán hoặc chuyển người phụ trách. Đây là hướng dẫn tổ chức hồ sơ; bộ tài liệu cụ thể cần điều chỉnh theo hoạt động thực tế.

Khi nào cần tổ chức bàn giao?

Doanh nghiệp nên có quy trình giao nhận định kỳ giữa người bán hàng, người giữ chứng từ và người làm kế toán. Khi thay đổi nhân sự hoặc đơn vị dịch vụ, cần chốt thêm thời điểm chuyển giao để biết bên nào phụ trách từng kỳ.

Một tập hóa đơn riêng lẻ có thể chưa giải thích được giao dịch đã thực hiện thế nào, hàng đã nhận chưa hoặc tiền đã thanh toán chưa. Vì vậy, hồ sơ nên được sắp xếp theo giao dịch và có tài liệu liên quan để kiểm tra chéo.

Danh mục chứng từ kế toán cần chuẩn bị

Hồ sơ nền và dữ liệu đã có

Chuẩn bị thông tin đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề thực tế, người liên hệ và danh sách tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động kinh doanh. Nếu từng có người làm kế toán, cần tập hợp sổ sách, báo cáo, hồ sơ đã nộp và dữ liệu còn lưu trong phần mềm.

Ghi rõ kỳ nào đã hoàn thành, kỳ nào đang xử lý và vấn đề nào chưa thống nhất. Không coi một thư mục có tên “đã xong” là đủ căn cứ xác nhận mọi công việc đã hoàn tất.

Hồ sơ bán hàng, mua hàng và thanh toán

Tập hợp tài liệu theo từng giao dịch, tùy nội dung phát sinh:

• Hóa đơn đầu ra, đầu vào và tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay thế nếu có.
• Hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
• Sao kê ngân hàng, chứng từ chuyển tiền và hồ sơ thu, chi tiền mặt.
• Bảng theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp và tài liệu đối chiếu.

Với hóa đơn điện tử, nên bàn giao dữ liệu gốc có thể kiểm tra, cùng bản thể hiện thuận tiện để đọc. Ảnh chụp màn hình không nên là nguồn lưu duy nhất khi doanh nghiệp còn có thể tải và lưu dữ liệu đầy đủ.

Hồ sơ hàng tồn kho, tài sản và lao động

Nếu có hàng hóa, chuẩn bị phiếu nhập, xuất, bảng theo dõi tồn kho và tài liệu kiểm kê hiện có. Nếu có máy móc, thiết bị hoặc công cụ sử dụng lâu dài, bổ sung hồ sơ mua sắm, bàn giao, đưa vào sử dụng và thanh lý nếu phát sinh.

Với lao động, tập hợp hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ trả lương và hồ sơ bảo hiểm liên quan. Dữ liệu nhân sự cần được chia sẻ đúng phạm vi công việc, tránh gửi tràn lan thông tin cá nhân không cần thiết.

Các bước bàn giao để dễ kiểm tra

1. Chốt phạm vi và thời điểm: xác định bàn giao kỳ nào, loại hồ sơ nào, bản gốc hay bản sao, dữ liệu điện tử hay giấy.
2. Lập danh mục: ghi tên tài liệu, kỳ liên quan, số lượng hoặc tên tệp và người phụ trách cung cấp.
3. Sắp xếp và đối chiếu: nối hóa đơn với hợp đồng, giao nhận và thanh toán; đánh dấu giao dịch thiếu tài liệu.
4. Xác nhận giao nhận: hai bên ghi nhận phần đã nhận, phần chưa nhận và tình trạng dữ liệu tại thời điểm bàn giao.
5. Theo dõi bổ sung: phân công người xử lý từng mục còn thiếu, thống nhất mốc trao đổi và cập nhật khi hoàn thành.

Biên bản giao nhận không thay thế việc kiểm tra nội dung chứng từ. Nếu mới nhận tệp nhưng chưa mở hoặc đối chiếu được, nên ghi rõ trạng thái đó thay vì xác nhận hồ sơ đã đầy đủ.

Chuyển đơn vị kế toán cần lưu ý gì?

Khi chuyển đơn vị dịch vụ, ngoài chứng từ từng giao dịch, cần làm rõ số dư chuyển tiếp, công nợ, hàng tồn kho và các hồ sơ đang xử lý. Bên nhận cần biết dữ liệu nào là bản làm việc, dữ liệu nào đã dùng để lập báo cáo hoặc hồ sơ đã nộp.

Doanh nghiệp nên thống nhất cách xuất dữ liệu từ phần mềm và kiểm tra khả năng đọc lại trước khi kết thúc bàn giao. Một tệp sao lưu không mở được có thể khiến việc tiếp nhận bị gián đoạn dù danh mục ghi đã giao đủ.

Quyền truy cập nên được cấp theo vai trò và thu hồi khi không còn cần thiết. Không gửi mật khẩu, mã xác thực hoặc phương tiện ký điện tử trong cùng thư mục chứng từ; việc sử dụng chữ ký số cần có quy trình kiểm soát riêng.

Những sai sót thường gặp

Sai sót phổ biến là chỉ gom hóa đơn mà bỏ sót chứng từ thanh toán hoặc giao nhận. Cách khắc phục là dùng một mã hồ sơ cho từng giao dịch, giúp người nhận tìm được các tài liệu liên quan mà không phải hỏi lại nhiều lần.

Một vấn đề khác là trộn bản nháp với bản đã ký, lưu nhiều tệp gần giống nhau nhưng không đánh dấu phiên bản. Doanh nghiệp nên đặt tên tệp thống nhất và tách riêng hồ sơ còn chờ bổ sung.

Nếu giao dịch chưa rõ nội dung, hãy ghi chú sự việc thực tế và chuyển người phụ trách kiểm tra. Không tự sửa ngày, số liệu hoặc tạo thêm chứng từ chỉ để làm cho bộ hồ sơ trông đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ gửi hóa đơn cho đơn vị kế toán có đủ không?

Thường chưa đủ để hiểu và đối chiếu toàn bộ giao dịch. Tùy nghiệp vụ, người làm kế toán còn cần hợp đồng, tài liệu giao nhận, thanh toán và thông tin liên quan.

Chứng từ còn thiếu có bàn giao được không?

Có thể bàn giao phần đã có và lập danh sách phần thiếu riêng. Biên bản cần ghi rõ tình trạng, người bổ sung và mốc trao đổi để tránh hiểu rằng bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh.

Thuê dịch vụ kế toán có cần giữ hồ sơ tại doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp vẫn cần tổ chức quản lý và lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành. Hai bên nên thống nhất nơi giữ bản gốc, cách sao lưu và cách lấy lại dữ liệu khi cần hoặc khi kết thúc dịch vụ.

Luật Hải Hà hỗ trợ gì

Thông qua dịch vụ kế toán trọn gói, Luật Hải Hà hỗ trợ rà soát nhu cầu, hướng dẫn tập hợp hồ sơ và thống nhất phạm vi công việc phù hợp với doanh nghiệp. Anh/chị nên chuẩn bị ngành nghề thực tế, kỳ cần xử lý, danh mục chứng từ hiện có và những vướng mắc đang gặp.

Với tài liệu mua bán, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các điểm cần rà soát trong hợp đồng mua bán hàng hóa để hiểu mối liên hệ giữa thỏa thuận và chứng từ thực hiện. Anh/chị cũng có thể gửi nhu cầu qua trang liên hệ Luật Hải Hà.

Thông tin trong bài mang tính tham khảo; mỗi trường hợp cần được tư vấn cụ thể.

Liên hệ Luật Hải Hà qua hotline/Zalo 0972.459.516 để được tư vấn miễn phí ban đầu.