Khi nào chính thức trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty?

Người đại diện theo pháp luật là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện trước cơ quan nhà nước, tòa án, trọng tài. Khi công ty thay người đại diện, câu hỏi thường gặp là: người mới chính thức có quyền đại diện từ thời điểm nào – khi công ty ra quyết định hay khi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy?

Căn cứ xác định người đại diện theo pháp luật

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Điều lệ và việc sửa đổi điều lệ được thông qua bằng nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy loại hình công ty.

Thời điểm trở thành người đại diện

Việc xác định ai là người đại diện theo pháp luật và thời điểm chính thức trở thành người đại diện được căn cứ vào điều lệ và nghị quyết, quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty. Nghị quyết, quyết định có hiệu lực theo quy định của Luật Doanh nghiệp và điều lệ (thường từ ngày được thông qua hoặc từ ngày ghi trong văn bản).

Nói cách khác, việc đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh là thủ tục ghi nhận, công khai sự thay đổi, còn hiệu lực nội bộ phát sinh từ quyết định hợp lệ của công ty.

Nghĩa vụ đăng ký thay đổi

Dù vậy, thay đổi người đại diện theo pháp luật là nội dung bắt buộc phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định kể từ ngày có thay đổi. Chậm đăng ký có thể bị xử phạt và gây khó khăn khi giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế vì thông tin công khai chưa được cập nhật.

Lưu ý thực tế

• Nghị quyết, biên bản họp cần được lập đúng trình tự, đủ tỷ lệ biểu quyết theo điều lệ.
• Sau khi thay đổi, nên cập nhật chữ ký số, tài khoản ngân hàng, thông tin với cơ quan thuế.
• Người đại diện cũ nên bàn giao đầy đủ con dấu, hồ sơ, tài liệu để tránh tranh chấp.

Luật Hải Hà hỗ trợ soạn nghị quyết, biên bản và thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Thông tin mang tính tham khảo; quy định có thể thay đổi, quý khách vui lòng liên hệ Luật Hải Hà để được tư vấn theo trường hợp cụ thể.